1. Wanneer is dit privacybeleid van toepassing?

Dit privacybeleid is van toepassing wanneer je gebruik maakt van de Picnic Teamwork App als Picnic-medewerker, of als je via een uitzend- of payrollbureau werkt. Als je meer wilt weten over hoe Picnic in het algemeen met je persoonsgegevens omgaat als werknemer of opdrachtnemer, bekijk dan de Picnic Privacyverklaring voor werknemers die beschikbaar is op de interne websites en Wiki’s van Picnic. 

2. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?

Picnic Technologies B.V. is het Picnic bedrijf dat verantwoordelijk is voor de verwerking van de persoonsgegevens zoals we beschrijven in dit privacybeleid. Picnic Technologies B.V. kan de verzamelde persoonsgegevens vervolgens ook delen met andere Picnic bedrijven, zoals het Picnic bedrijf via welke je in dienst bent. Bekijk voor meer informatie de privacyverklaring voor werknemers. 

3. Welke gegevens verzamelt Picnic?

Wanneer we in dit privacybeleid over gegevens of persoonsgegevens spreken, hebben we het over alle gegevens die direct of indirect tot jou als individu zijn te herleiden. Als je onze app en website gebruikt, verzamelen en gebruiken we de volgende soorten gegevens:

Accountgegevens: dit zijn de gegevens die je opgeeft, of die aan je worden toegewezen wanneer je in dienst bent bij Picnic:

• Naam
• E-mailadres
• Wachtwoord
• Adres
• Telefoonnummer
• Medewerkers-ID

Plannings-, beschikbaarheids- en communicatiegegevens: dit is de informatie die je opgeeft bij het gebruik van de functies van de app, zoals:

• Je beschikbaarheid
• Je voorkeurstijden
• Je geclaimde diensten
• Je toegewezen diensten
• Je gewerkte diensten
• Informatie over afwezigheid die je verstrekt
• Communicatie die je via de app verzendt of ontvangt

Technische apparaatgegevens: zodra je de Picnic Teamwork App gebruikt, wordt de volgende technische informatie opgeslagen:

• Informatie over het type apparaat en besturingssysteem
• IP-adres
• Apparaat-ID’s
• Type netwerkverbinding
• Taalvoorkeur
• Schermgrootte
• Technische informatie over foutmeldingen en laadtijden

4. Hoe gebruikt Picnic je gegevens?

Om jouw persoonsgegevens te mogen gebruiken heeft Picnic altijd een reden (een zogenaamde wettelijke grondslag) nodig. Picnic gebruikt jouw gegevens uitsluitend voor de volgende redenen:

Uitvoering van een contract: sommige gegevens hebben we nodig om onze contractuele verplichtingen als werkgever na te komen. We hebben bijvoorbeeld je plannings- en beschikbaarheidsgegevens nodig om diensten in te plannen en om ervoor te zorgen dat je je salaris betaald krijgt.

Wettelijke verplichting: soms moeten wij op grond van een wettelijke verplichting bepaalde gegevens verzamelen en bewaren. Belasting- en boekhoudwetgeving vereisen bijvoorbeeld dat we de uren die je hebt gewerkt registreren en dat we eventuele afwezigheid bijhouden.

Gerechtvaardigd belang: in bepaalde situaties heeft Picnic of een ander een gerechtvaardigd belang om jouw gegevens te verwerken. Als je bijvoorbeeld via een uitzend- of payrollbureau bij Picnic werkt, heeft Picnic een gerechtvaardigd belang om je diensten en beschikbaarheid te plannen en in te delen.

We gebruiken je gegevens voor de volgende doeleinden:

Om je de functies van de Picnic Teamwork App te laten gebruiken

We gebruiken je persoonsgegevens om de Picnic Teamwork App goed te laten werken en zodat je gebruik kan maken van de verschillende functies. Je persoonsgegevens worden gebruikt om je in staat te stellen je beschikbaarheid door te geven, diensten te claimen en te ruilen met anderen, en om ervoor te zorgen dat je je kalender met aankomende diensten kunt zien. De Picnic Teamwork App wordt ook gebruikt om je te informeren over nieuwe updates van diensten of als er nieuwe roosters beschikbaar zijn.

We gebruiken je persoonsgegevens ook om ervoor te zorgen dat je veilig kunt inloggen met je Picnic-inloggegevens. Hierdoor kunnen we er ook voor zorgen dat de gegevens die je via de Picnic Teamwork App verstrekt correct worden opgeslagen in onze medewerkers database en in je medewerkersdossier.

Voor dit doel gebruiken we de volgende gegevens:

• Accountgegevens
• Plannings-, beschikbaarheids- en communicatiegegevens
• Technische apparaatgegevens

De wettelijke basis voor de verwerking van deze gegevens is:

• Uitvoering van een contract
• Wettelijke verplichting

Om onze personeelsinzet te plannen

Op basis van de beschikbaarheidsinformatie die Picnic medewerkers via de Picnic Teamwork App doorgeven, plant Picnic haar personeelsinzet. Dit helpt Picnic bij het uitvoeren en optimaliseren van haar fulfilment- en distributieprocessen en om te voldoen aan contractuele verplichtingen, zoals met betrekking tot minimale of maximale werktijden.

Voor dit doel gebruiken we de volgende gegevens:

• Accountgegevens
• Plannings-, beschikbaarheids- en communicatiegegevens

De wettelijke basis voor de verwerking van deze gegevens is:

• Uitvoering van een overeenkomst
• Wettelijke verplichting
• Gerechtvaardigd belang

Om de Picnic Teamwork App te onderhouden en te verbeteren

We doen ons best om de functies van de Picnic Teamwork App voortdurend te onderhouden en te verbeteren. Hiervoor kunnen we kijken naar informatie over hoe de Picnic Teamwork App wordt gebruikt. We kijken bijvoorbeeld hoe vaak bepaalde functies worden gebruikt. We kijken ook naar mogelijke problemen en naar crashrapporten om technische problemen op te lossen die zich kunnen voordoen. Voor deze doeleinden kunnen we jouw persoonlijke gegevens verwerken.

Voor dit doel gebruiken we de volgende gegevens:

• Accountgegevens
• Plannings-, beschikbaarheids- en communicatiegegevens
• Technische apparaatgegevens

De wettelijke basis voor de verwerking van deze gegevens is:

• Gerechtvaardigd belang

We zullen nooit informatie over jouw gebruik van de Picnic Teamwork App gebruiken om je prestaties te evalueren.

5. Deelt Picnic je gegevens met anderen?

Je persoonsgegevens worden alleen met anderen gedeeld als dat nodig is voor de hierboven genoemde doeleinden en in overeenstemming met de Picnic Privacyverklaring voor werknemers. Als je via een uitzend- of payrollbureau werkt, kunnen je persoonsgegevens met deze partijen worden gedeeld om ervoor te zorgen dat je salaris wordt uitbetaald en om te voldoen aan contractuele en wettelijke verplichtingen.

Daarnaast kunnen jouw persoonsgegevens worden gedeeld met het Picnic bedrijf waar je in dienst bent. Als je bijvoorbeeld in Duitsland werkt, kunnen jouw persoonsgegevens worden gedeeld met Picnic GmbH, in overeenstemming met de Picnic Privacyverklaring voor werknemers.

Je gegevens worden nooit verkocht of gedeeld met andere derde partijen.

6. Hoe lang bewaren we je gegevens?

Picnic bewaart je gegevens alleen voor zolang deze gegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor we ze hebben verzameld. De precieze bewaartermijn verschilt dus per doeleinde waarvoor de gegevens zijn verzameld. Als hoofdregel geldt dat we je gegevens bewaren zolang je bij ons in dienst bent. Daarnaast zijn er verschillende wettelijke bewaartermijnen die vereisen dat Picnic bepaalde gegevens langer bewaart dan andere gegevens. Op basis van deze wettelijke bewaartermijnen bewaren we je gegevens tot 10 jaar nadat je niet meer bij Picnic in dienst bent. Meer informatie hierover vind je in de privacyverklaring voor werknemers.

7. Wanneer kunnen we je gegevens buiten Europa gebruiken en hoe beschermen we ze dan?

We proberen je gegevens zoveel mogelijk binnen Europa te gebruiken. Soms is het nodig om je gegevens buiten Europa te gebruiken, bijvoorbeeld als een leverancier buiten Europa is gevestigd. Wanneer we je gegevens buiten Europa gebruiken, zorgen we ervoor dat dit gebeurt in overeenstemming met dit privacybeleid en dat de bescherming van jouw gegevens altijd voldoende gewaarborgd blijft. Dit doen we bijvoorbeeld door met leveranciers overeenkomsten te sluiten op basis van de geldende Europese standaard modelcontractbepalingen voor de internationale doorgifte van persoonsgegevens (je kunt de klantenservice om een kopie vragen).

8. Hoe beveiligen we je gegevens?

Picnic neemt organisatorische en technische maatregelen om jouw gegevens zo goed mogelijk te beveiligen en te beschermen. Zo maken wij gebruik van verschillende beveiligingstechnieken (zoals firewalls, encryptie en virusscanners) om ervoor te zorgen dat jouw persoonlijke gegevens en de inhoud van jouw communicatie zo goed mogelijk wordt beschermd. Wij hanteren fysieke (toegangs-)beveiligingsmaatregelen voor onze kantoren en belangrijke apparatuur (zoals servers). Ook houden wij onze systemen en software zoveel als mogelijk up-to-date en zorgen wij ervoor dat onbevoegde personen geen toegang tot jouw gegevens hebben, door uitsluitend bepaalde Picnic werknemers toegang tot je gegevens te geven. Ook bestaat er binnen Picnic een aparte afdeling die zich permanent richt op de bescherming en beveiliging van jouw persoonsgegevens, het privacybeleid van Picnic en alle ontwikkelingen op privacy gebied.

9. Welke rechten heb je met betrekking tot je gegevens?

Je hebt het recht om jouw persoonlijke gegevens bij te werken, te corrigeren, in te zien, te (laten) verwijderen, het gebruik ervan te beperken en de overdraagbaarheid ervan aan te vragen. Voor meer informatie kun je de Picnic Privacyverklaring voor werknemers bekijken.

10. Hoe kun je ons bereiken?

Als je vragen hebt, neem dan contact op met je direct leidinggevende of bekijk de Picnic Privacyverklaring voor werknemers. 

11. Kan dit privacybeleid worden gewijzigd?

Mogelijk moeten we dit privacybeleid wijzigen. Als we inhoudelijk aanpassingen doen, zullen we ervoor zorgen dat we je dit laten weten.

Dit privacybeleid is voor het laatst bijgewerkt op 2 oktober 2023.